Perfekt match för Strukton Rail med anpassad branschlösning för deras verksamhet och processer

Ett helintegrerat affärssystem med tydlig branschfunktionalitet och stöd blev den perfekta lösningen för Strukton Rail. Tillsammans med en dedikerad systemansvarig och engagerad personalstyrka arbetar hela företaget för att optimera sina processer.

En skandinavisk järnvägsgigant med holländska rötter

Strukton Rail AB arbetar med underhållsarbete och nybyggnation av järnväg, tunnelbana och spårväg i Skandinavien, med fokus på Sverige och Danmark. Företaget hette tidigare Banproduktion, men köptes 1999 upp av det holländska bolaget Strukton Railinfra BV. Koncernen Strukton Rail har sitt ursprung i den holländska statsjärnvägen och har ett flertal andra verksamheter. I början av 2014 köpte Strukton också upp Balfour Beatty Railways hela skandinaviska verksamhet och fördubblade sin storlek.

Strukton Rail är idag Sveriges största järnvägsentreprenör med 870 anställda och en omsättning på 2,5 mdr kr. I Stockholm har de ett helhetsansvar för det totala underhållet av tunnelbanans infrastruktur, med kunder som Trafikverket och Trafikförvaltningen i Stockholm läns landsting.

Saknade servicefunktionalitet och möjlighet till uppföljning och proaktivitet

I tidigare lösningar saknades fullständig servicefunktionalitet som täckte hela verksamhetens behov. Man såg dessutom ett större behov av att följa upp sina processer på ett bättre sätt.

År 2013 gick Strukton Rail (Sverige) över till affärssystemslösningen 4PS Construct som är en heltäckande branschlösning byggd på plattformen Microsoft Dynamics NAV. Branschlösningen täcker de flesta huvudprocesserna, inklusive försäljning, inköp, projekt, service, maskinhantering och finans.

”Jämför man med tidigare system så märks det att 4PS är helt anpassat för vår verksamhet. Dessutom har vi lagt en hel del fokus på att konfigurera nyckelområden så att de passar oss ännu bättre. Vi började med service och kommer att fortsätta med att trimma in projekthanteringen” säger Stephan Winkler, systemägare på Strukton Rail AB.

Smidigare flöde förenklar vardagen för Strukton Rail och effektiviserar integrerade tredjepartssystem

Strukton arbetar med ett antal tredjepartssystem som de integrerar med 4PS Construct. Tillsammans med Itero har de arbetat för att få ett så smidigt och optimerat flöde som möjligt.

Idag kan deras kunder rapportera in fel, som sedan når Strukton i form av automatiskt skapade serviceordrar i 4PS Construct. 30 minuter senare finns ordern ute hos serviceteknikern på fältet i ett mobilt gränssnitt där teknikern i sin tur kan hantera ordern och rapportera in tid och material.

Hela flödet från felanmälan till fakturering av underhåll är automatiserad för att minimera administration. Genom att integrera de tredjepartssystem som Strukton använder sig av kan varje expertsystem ge stöd åt sin process i en helintegrerad och optimerad lösning.

Business Intelligence viktig del i den totala lösningen

Rapportering och uppföljning var två viktiga delar för Strukton och något som prioriterats i det löpande arbetet. Tidigare fanns problematik kring att samköra olika datakällor och arbetet var både långsamt och krångligt. Idag sköts dessa delar med hjälp av verktyg för Business Intelligence som är integrerade med affärssystemet 4PS Construct.

I samband med uppgraderingen till den senaste versionen av 4PS Construct skapades ett datalager i en dedikerad databas för att kunna hantera de volymer av data som produceras i systemet. SSRS (SQL Server Reporting Services) används för analys och för att få relevant beslutsstöd. ”Att hålla koll på vad som pågår och kunna agera på det, de är det viktiga. Nästa steg är att arbeta ytterligare med att visualisera data på ett ännu bättre sätt, och framförallt skapa bättre tillgänglighet i organisationen” säger Stephan.

Strukton arbetar idag tillsammans med Itero för att utveckla rapporteringen ytterligare. Visualisering av nyckeltal på ett smart och smidigt sätt som presenteras för regionchefer är en del av det interna arbetet. Ett resultat blir att man snabbt kan borra sig ned till lägsta transaktionsnivå för att förstå och agera på datan. ”Det är ett enkelt sätt att, oavsett var man jobbar, få en överblick och se vad man själv ansvarar för och sedan agera på det”, säger Stephan.

Utbildning är nyckeln för att lyckas med implementationsprojekt

Struktons ambition är att alltid fortsätta förändra och förbättra, både sina interna processer men också själva nyttjandet av systemet. Inställningen är att utveckla inte bara 4PS Construct utan även alla andra integrationer, kringsystem och processer. Därför uppmanar de sina användare att komma med feedback och idéer kring hur de skulle vilja optimera sitt arbete ytterligare. Idag har Strukton mer än 300 användare av 4PS Construct och de allra flesta är engagerade i utvecklingen av processer och funktionalitet.

Stephan menar att utbildning i de olika systemen är en nyckel till att lyckas med en implementering. ”Det är viktigt att återkoppla efter en utbildning och utvärdera, så att inte användarna går tillbaka till sitt gamla sätt att jobba”, säger han.

Strukton använder sig exempelvis av filmer som komplement till manualer vid intern utbildning. På så sätt blir det enklare att följa upp utbildningen och användarna kan gå tillbaka till materialet på egen hand. Feedback och återkoppling är också viktiga delar i utbildningen.

Fem tips för att få med användarna

Stephan avslutar med att dela med sig av fem tips för att förenkla övergången till ett nytt system och samtidigt fortsätta att driva verksamheten framåt när väl implementationsprojektet är över:

  1. Fokusera på utbildning. Utbildning och uppföljning är verkligen A och O – lägg tid på det. Det gäller inte bara utbildning i själva systemet utan även i alla processer runtomkring.
  2. Sprid kunskap ute i verksamheten. I vårt fall handlar det om att ha super users ute i regionerna hos användarna för att kunna underlätta arbetet till vardags, samt att arbeta med lättillgängligt material som användarna kan ta till sig på egen hand.
  3. Kräv bra dokumentation. Det är ett led i att sprida kunskapen vidare internt och bör vara ett krav både internt och på din partner.
  4. Förklara varför användare ska göra saker på ett visst sätt. Förändringar kan ibland vara jobbiga att ta sig igenom med ett helt företag, men när användarna förstår hur olika saker hänger ihop och påverkar varandra blir det lättare att ta till sig förändringar och även förstå helheten bättre.
  5. Uppmana användarna att komma med input och idéer. I ett stort bolag kan det vara svårt att se alla förbättringsmöjligheter uppifrån. De bästa idéerna kommer oftast från våra användare och sedan kan vi tillsammans prioritera vad vi bör förbättra och arbeta med först.

Vi använder cookies för att förbättra din upplevelse av vår webb. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du att cookies används. Läs mer om cookies här.